COME SCRIVERE UNA E-MAIL IN INGLESE
Che si tratti di scrivere una e-mail al proprio capo, di fare domanda per uno stage all'estero o di contattare un amico, questa guida su come scrivere un'e-mail in inglese può essere utile. Le e-mail sono un modo utile per ottenere colloqui di lavoro e per risolvere le questioni quotidiane che possono presentarsi in ufficio. Per questo motivo è importante scriverle bene: una mail ben strutturata, educata e persuasiva in un inglese fluente può fare la differenza tra ottenere un lavoro e non ottenerlo.
La seguente guida ti aiuterà a scrivere e-mail impeccabili in inglese a tutti i tuoi contatti, che si tratti di tua suocera, di un'azienda internazionale o del tuo capo.
addressee (DESTINATARIO)
1. Per cominciare, la persona a cui si indirizza l'e-mail è chiamata "addressee", destinatario. Se si tratta di un'azienda con sede nel Regno Unito, l'indirizzo e-mail termina solitamente con example@company.co.uk. Lo stesso vale per gli Stati Uniti e l'Australia: un indirizzo commerciale statunitense utilizzerà example@company.us, mentre in Australia si utilizzerà example@comapany.au. Sebbene sia molto comune, non tutte le aziende utilizzano questo dominio.
subject line (OGGETTO)
2. La "subject line”dell'oggetto si riferisce al riquadro sotto la voce del destinatario, dove l'autore dell'e-mail espone il tema della sua comunicazione. Deve essere breve e conciso e riassumere l'argomento chiave della e-mail. In breve, deve catturare l'attenzione del lettore nella sua casella di posta elettronica.
Per esempio:
- “Application for senior marketing consultant”
- “Long time no see - coffee date?!”
- “Extension on literature essay”
- “Thanksgiving turkey recipe”
3. "Opening line" o saluto. Questa frase di apertura darà il tono al resto della comunicazione. A seconda del livello di formalità richiesto dal destinatario, il saluto sarà più o meno formale.
Esempi:
- Hey - Saluto molto informale, spesso usato con amici intimi.
- Hello - Usato sia in contesti formali che informali.
- Good morning - Formale e amichevole, ma può essere usato negli scambi professionali.
- Dear - Appropriato per tutti i tipi di messaggi formali e informali.
- Dear Alice - Un saluto educato e personalizzato, che può essere usato sia in contesti informali che formali.
- Dear Mr/Mrs/Ms/Miss/Dr. Smith - È un registro formale.
- Dear Sir/Madam - Molto formale.
- To whom it may concern - Un saluto molto formale usato quando ci si rivolge a una grande azienda o quando non si sa esattamente chi siano i destinatari dell'e-mail.
- Dear Sir/Madam - Molto formale. Non si conosce bene il destinatario.
INTRODUCTION (INTRODuzione)
4. Dopo la frase di apertura viene l'introduzione. L'introduzione tende a riprendere il tema dell'oggetto, cioè a descrivere i punti chiave.
Esempi:
I would like to apply for the position of senior marketing consultant in your firm.
I am writing in regards to a meeting I had yesterday with your financial advisory team. Could you send me the notes from the meeting?
I hope this email finds you well.
I was hoping you would be able to grant me an extension on my literature essay which is due on Monday.
Long time no see! How have you been? I would love to catch up over coffee.
È anche una buona occasione per fare riferimento ai precedenti messaggi di posta elettronica e aggiornare il destinatario. Questo può essere fatto in questo modo:
Regarding the last email you sent me, I was wondering whether you have managed to make any progress on your literature essay? […]
Thank you again for sending over your Thanksgiving turkey recipe! […]
main body (corpo)
5. Corpo principale dell'e-mail. In questa parte il mittente descrive in dettaglio gli aspetti principali delle sue preoccupazioni, richieste o domande. È necessario scrivere paragrafi ben strutturati che evitino le ripetizioni. Il messaggio deve essere facile da leggere e non troppo lungo. I dirigenti, gli insegnanti e gli amministratori aziendali preferiscono e-mail semplici e con messaggi chiari. Ricordate di essere sempre gentili nelle vostre richieste.
attachments (ALLEGATI)
6. Allegati, "attachments". In caso di necessità di allegare un file a supporto del corpo dell'e-mail, indicatelo sempre nell'e-mail stessa. Ecco come fare:
- Please find attached - molto formale.
- You'll find the attachment below - formale.
- Let me know if you have any questions about the supporting documents- formale
- I've shared a file with you - informale.
CALL TO ACTION
7. Invito all'azione. Alla fine dell'e-mail, assicuratevi di includere una breve frase che spieghi quali sono le vostre aspettative nei confronti del destinatario. Ecco alcuni esempi:
- I'm looking forward to hearing back from you - Nel caso in cui vogliate far intendere che, anche se non otterrete il lavoro, vi piacerebbe avere una risposta,
- Please let me know if you need more information.
- I will wait until you confirm to proceed with the application.
FIRMA (ARRIVEDERCI)
8. Firma. La chiusura della e-mail deve corrispondere al tono della e-mail stessa. Se si tratta di un'e-mail formale al vostro capo, dovreste chiudere la vostra e-mail/firmare con il registro formale appropriato. Se si tratta di un'e-mail rivolta alla propria madre su una ricetta per Natale, si può essere più liberali con il modo in cui si sceglie di firmare/terminare la e-mail.
- Cheers - Un modo familiare e amichevole di dire grazie. Da usare con colleghi, amici e familiari.
- Take care - Un modo amichevole e informale per dire addio ("take care").
- Yours - Un modo educato e un po' personale di salutare.
- Speak to you soon - Può essere usato sia in contesti formali che informali.
- Thank you - Semplice, formale ed educato, ma non eccessivamente ornato. È una firma molto comune negli Stati Uniti.
- Many thanks - Un po' formale.
- Best wishes - Formale e personalizzato. Appropriato per insegnanti e colleghi. Molto comune nel Regno Unito.
- Kind regards - Formale. Appropriato per insegnanti, colleghi, il vostro capo e le aziende.
- Sincerely - Molto formale.
Alla fine dell'e-mail aggiungete il vostro nome e cognome e i vostri dati di contatto.
Ed è così che si scrive una e-mail in inglese! Buona fortuna!